Seit dem 1. Januar 2017 liest man die Horror-Meldungen überall. Teuerer Software für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen scheint wegen der DSGVO und GoBD unumgänglich zu sein. Falsch!
Hier nun meine Rechtsauffassung zu dem Thema. Als Kaufmann bin ich jedoch juristisch ein Laie und ich empfehle Ihnen dringend meine Ansicht vor der Anwendung von Fachleuten prüfen zu lassen:
Womit die Rechnung erstellt wird, spielt letztlich keine Rolle. Entscheidend ist viel mehr, wie und wo die Rechnung archiviert wird. Hierbei ist im Wesentlichen folgendes zu beachten:
- Ordnung
- Richtigkeit
- Zeitgerecht
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
Es gibt eine ganze Palette an Software um all dem „digital“ gerecht zu werden. Auf kleine Unternehmer und Gründer kommt damit allerdings wieder ein beachtlicher Kostenfaktor zu.
Let´s kiss:
Keep it simple & stupid!
- Nutzen Sie einfach weiter Ihre Word-Vorlage.
- Drucken Sie die Rechnung aus.
- Heften Sie ihre Kopie in einem analogen Ordner ab (Papier!).
- Wichtig: Bewahren sie KEINE digitale Kopie auf dem PC auf!
Es soll doch digital sein?
Dann müsste folgendes funktionieren:
- Scannen Sie die Papier-Rechnungen ein und speichern Sie diese in einem „nicht leicht zu veränderten“ Format ab. Ich denke da an diverse bitmap Formate, wie z.B.: *.jpg
- Sie können sich natürlich das drucken sparen und gleich in dem Format speichern.
Fragen Sie ihren Steuerberater! So können Sie meiner Ansicht nach (gerade am Anfang) Geld sparen.
Übrigens:
Neben den Office-Formaten zählt PDF auch zu den leicht veränderbaren Dateiformaten. Diese dürfen (ohne entsprechendes Dateimanagementsystem) nicht verwendet werden.
Für diejenigen, die ganz neu in der Materie sind, sei erwähnt, dass es nicht darum geht die Dokumente davor zu schützen, dass andere Personen sie verändern. Es geht vielmehr darum, dass die Unternehmer selbst diese Dokumente nachträglich nicht mehr ohne weiteres verändern können.
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